Politique de confidentialité

1. Aperçu de la protection des données

Généralités

La présente politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons les données personnelles lorsque vous visitez notre site web, créez un compte, utilisez nos services ou interagissez avec notre plateforme SaaS de facturation, de gestion commerciale et de facturation électronique.

Les données personnelles sont toutes les informations permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, telles que le nom, l’adresse e-mail, l’adresse IP, les coordonnées professionnelles, les données de compte utilisateur ou les informations liées à l’utilisation de nos services.

Qui est responsable du traitement des données ?

Le responsable du traitement est l’opérateur du site web et de la plateforme. Les coordonnées complètes se trouvent ci-dessous ainsi que dans les mentions légales du site.

Comment collectons-nous vos données ?

Certaines données sont collectées lorsque vous nous les fournissez volontairement, par exemple via un formulaire de contact, une demande de démonstration, une inscription à la plateforme ou une communication par e-mail.

D’autres données sont collectées automatiquement lors de votre visite sur le site web ou lors de l’utilisation de la plateforme, notamment des données techniques telles que l’adresse IP, le navigateur utilisé, le système d’exploitation, les fichiers journaux du serveur et les informations relatives à la sécurité et au fonctionnement du service.

À quoi servent vos données ?

Vos données sont utilisées pour fournir nos services, traiter vos demandes, gérer les comptes utilisateurs, assurer le fonctionnement sécurisé de la plateforme, générer des documents commerciaux ou fiscaux, améliorer nos services et respecter nos obligations légales, contractuelles et réglementaires.

Quels sont vos droits ?

Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, de limitation du traitement, d’opposition, de portabilité des données et de retrait de votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en nous contactant aux coordonnées indiquées dans la présente politique.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est la personne physique ou morale qui décide, seule ou conjointement avec d’autres, des finalités et des moyens du traitement des données à caractère personnel.

3. Bases légales du traitement

Nous traitons vos données personnelles sur la base des fondements juridiques suivants :

• votre consentement, lorsque celui-ci est requis ;
• l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• le respect d’obligations légales, fiscales, comptables ou réglementaires ;
• notre intérêt légitime à exploiter, sécuriser et améliorer notre site web et notre plateforme ;
• la protection contre les abus, fraudes, accès non autorisés ou incidents de sécurité.

4. Collecte de données sur notre site web

Fichiers journaux du serveur

Lorsque vous accédez à notre site web, le fournisseur d’hébergement collecte automatiquement certaines informations techniques dans des fichiers journaux du serveur. Ces informations peuvent inclure le type et la version du navigateur, le système d’exploitation utilisé, l’URL de référence, l’adresse IP, la date et l’heure de la requête ainsi que d’autres données techniques nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site.

Formulaire de contact et demandes de démonstration

Lorsque vous nous contactez via un formulaire, par e-mail ou via une demande de démonstration, nous traitons les informations que vous nous fournissez, telles que votre nom, votre société, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre message et toute autre information utile au traitement de votre demande.

Ces données sont utilisées exclusivement pour répondre à votre demande, préparer une offre, organiser une démonstration, fournir des informations commerciales ou poursuivre la communication avec vous.

Cookies

Notre site web peut utiliser des cookies. Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil. Certains cookies sont nécessaires au fonctionnement technique du site, tandis que d’autres peuvent être utilisés pour mesurer l’audience, améliorer l’expérience utilisateur ou soutenir nos activités marketing.

Les cookies non essentiels ne sont utilisés qu’avec votre consentement lorsque cela est requis par la réglementation applicable. Vous pouvez configurer votre navigateur ou notre outil de gestion des cookies afin d’accepter, refuser ou modifier vos préférences.

5. Création de compte et utilisation de la plateforme SaaS

Compte utilisateur

Lorsque vous créez un compte ou utilisez notre plateforme SaaS, nous collectons les données nécessaires à la création, à la gestion et à la sécurisation de votre accès. Ces données peuvent inclure votre nom, votre adresse e-mail, votre société, vos identifiants de connexion, votre rôle utilisateur, vos paramètres de compte et l’historique de vos connexions.

Données traitées dans la plateforme

Dans le cadre de l’utilisation de notre plateforme SaaS de facturation, de gestion commerciale et de facturation électronique, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

• données relatives aux comptes utilisateurs ;
• données de sociétés clientes ;
• données clients, fournisseurs et partenaires commerciaux ;
• données de facturation, devis, commandes, avoirs et documents commerciaux ;
• données comptables, fiscales et identifiants fiscaux ;
• documents téléversés par les utilisateurs ;
• factures électroniques, fichiers structurés, fichiers XML ou TEIF ;
• données de configuration, préférences et paramètres de la plateforme ;
• journaux techniques, historiques d’activité et données d’audit.

Ces données sont traitées afin de fournir les fonctionnalités de la plateforme, notamment la création de documents commerciaux, la gestion de la facturation, l’archivage, la génération de fichiers électroniques, le support technique, la sécurité et le respect des obligations légales applicables.

Traitement des données pour le compte des clients

Lorsque nos clients utilisent la plateforme pour gérer leurs propres clients, fournisseurs, factures ou documents commerciaux, ils restent responsables de la légalité, de l’exactitude et du contenu des données qu’ils introduisent dans la plateforme.

Dans ce contexte, Elco Solutions GmbH agit généralement comme sous-traitant au sens du RGPD, tandis que le client agit comme responsable du traitement. Un accord de traitement des données peut être mis à disposition lorsque cela est nécessaire.

6. Facturation électronique et conformité réglementaire

Notre plateforme peut proposer des fonctionnalités liées à la facturation électronique, à la génération de formats structurés, à l’archivage électronique, à la signature électronique ou à l’intégration avec des services tiers ou plateformes gouvernementales.

Dans ce cadre, certaines données commerciales, fiscales et techniques peuvent être traitées afin de générer, valider, transmettre ou archiver des documents électroniques, notamment des factures, avoirs, fichiers XML, fichiers TEIF ou métadonnées associées.

L’utilisateur reste seul responsable de l’exactitude des informations saisies, de la conformité des documents générés, du respect des obligations fiscales et comptables applicables ainsi que des déclarations effectuées auprès des autorités compétentes.

Nous ne pouvons garantir la disponibilité continue des plateformes gouvernementales, administrations fiscales, services de signature, réseaux tiers ou interfaces externes utilisés dans le cadre de la facturation électronique.

7. Hébergement, sécurité et accès aux données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, la destruction, la modification ou la divulgation non autorisée.

Ces mesures peuvent inclure :

• chiffrement des communications via SSL/TLS ;
• contrôle d’accès sécurisé ;
• authentification des utilisateurs ;
• gestion des rôles et permissions ;
• sauvegardes régulières ;
• journalisation des accès et activités ;
• surveillance technique et mesures de sécurité système.

Les données de la plateforme sont hébergées sur des infrastructures sécurisées. Lorsque cela est applicable, nous privilégions un hébergement situé au sein de l’Union européenne.

8. Paiements et abonnements

Si vous souscrivez à un abonnement ou concluez un contrat payant avec nous, nous traitons les données nécessaires à la gestion du contrat, de la facturation et du paiement. Ces données peuvent inclure vos informations de facturation, coordonnées professionnelles, numéro de TVA, adresse de facturation, historique de facturation et statut de paiement.

Lorsque des prestataires de paiement externes sont utilisés, les données nécessaires au paiement sont transmises uniquement dans la mesure nécessaire au traitement de la transaction. Les paiements peuvent également être effectués par virement bancaire ou selon les modalités convenues contractuellement.

Les informations de paiement sensibles, telles que les données complètes de carte bancaire, ne sont généralement pas stockées directement par nous lorsqu’un prestataire de paiement externe est utilisé.

9. Newsletter et communications commerciales

Si vous vous inscrivez à notre newsletter ou acceptez de recevoir des communications commerciales, nous utilisons votre adresse e-mail et, le cas échéant, votre nom et votre société afin de vous envoyer des informations relatives à nos produits, services, événements, mises à jour ou offres.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment, soit via le lien de désinscription présent dans nos communications, soit en nous contactant directement.

10. Analyse, publicité et outils tiers

Notre site web peut utiliser des outils d’analyse et de marketing afin de comprendre l’utilisation du site, mesurer l’efficacité de nos campagnes, améliorer nos contenus et optimiser l’expérience utilisateur.

Google Analytics

Nous pouvons utiliser Google Analytics afin d’analyser l’utilisation de notre site web. Google Analytics utilise des cookies ou technologies similaires. Lorsque cela est requis, cet outil n’est activé qu’après votre consentement. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences relatives aux cookies.

Google Ads et suivi des conversions

Nous pouvons utiliser Google Ads et le suivi des conversions afin de mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires. Ces traitements peuvent utiliser des cookies ou identifiants similaires, sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis.

Meta Pixel / Facebook Pixel

Nous pouvons utiliser Meta Pixel afin de mesurer l’efficacité de nos campagnes sur les plateformes Meta et d’améliorer nos actions marketing. Ce traitement peut impliquer le transfert de certaines informations techniques à Meta, sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis.

LinkedIn Insight Tag

Nous pouvons utiliser LinkedIn Insight Tag afin d’analyser les visites provenant de LinkedIn et de mesurer les performances de nos campagnes B2B. Ce traitement est effectué sous réserve de votre consentement lorsque celui-ci est requis.

11. Plugins, contenus intégrés et services externes

YouTube

Notre site peut intégrer des vidéos YouTube. Lorsque vous consultez une page contenant une vidéo YouTube intégrée, des données techniques peuvent être transmises à YouTube ou Google. Lorsque cela est possible, nous utilisons des modes d’intégration respectueux de la vie privée.

Google Maps

Notre site peut utiliser Google Maps pour afficher des cartes ou localisations. L’utilisation de Google Maps peut entraîner la transmission de votre adresse IP et d’autres données techniques à Google.

Polices et ressources externes

Notre site peut utiliser des polices ou ressources externes afin d’assurer une présentation uniforme et professionnelle. Lorsque ces ressources sont chargées depuis des serveurs tiers, certaines données techniques peuvent être transmises aux fournisseurs concernés.

12. Sous-traitants et prestataires techniques

Dans le cadre de l’exploitation de notre site web et de notre plateforme, nous pouvons faire appel à des prestataires techniques agissant pour notre compte, notamment pour :

• l’hébergement web et cloud ;
• la maintenance technique ;
• l’envoi d’e-mails transactionnels ;
• le support client ;
• les paiements ;
• la sécurité et la supervision des systèmes ;
• l’analyse statistique et marketing.

Nous veillons à ce que nos prestataires appliquent des mesures appropriées de protection des données et ne traitent les données que conformément à nos instructions et aux réglementations applicables.

13. Transferts internationaux de données

Certains prestataires techniques ou outils tiers peuvent traiter des données en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Lorsque de tels transferts ont lieu, nous veillons à ce qu’ils soient encadrés par des garanties appropriées, telles que des clauses contractuelles types, des décisions d’adéquation ou d’autres mécanismes prévus par la réglementation applicable.

14. Durée de conservation des données

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est imposée ou autorisée par la loi.

Les données contractuelles, commerciales, fiscales et comptables peuvent être conservées pendant les durées légales applicables. Les données liées aux comptes utilisateurs sont conservées pendant la durée d’utilisation du service, puis supprimées ou anonymisées sous réserve des obligations légales de conservation.

Les sauvegardes techniques peuvent être conservées pendant une durée limitée pour des raisons de sécurité, de continuité de service et de restauration.

15. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès à vos données personnelles ;
• droit de rectification des données inexactes ;
• droit à l’effacement des données, lorsque les conditions légales sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition au traitement ;
• droit à la portabilité des données ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment ;
• droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée dans la présente politique de confidentialité.

16. Révocation du consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment avec effet pour l’avenir. Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité des traitements effectués avant ce retrait.

17. Opposition aux courriels promotionnels non sollicités

L’utilisation des coordonnées publiées dans le cadre des mentions légales ou de la présente politique pour l’envoi de publicités ou de communications non sollicitées est interdite. Nous nous réservons le droit d’engager des actions juridiques en cas d’envoi de messages promotionnels non sollicités.

18. Modification de la présente politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité afin de l’adapter aux évolutions légales, techniques ou organisationnelles. La version publiée sur le site web est la version actuellement applicable.