Accord de traitement des données (DPA)

Le présent Accord de traitement des données définit les conditions dans lesquelles Elco Solutions GmbH traite certaines données personnelles pour le compte de ses clients dans le cadre de l’utilisation de la plateforme ElcoERP.

1. Objet de l’accord

Le présent accord encadre les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de l’utilisation de la plateforme SaaS ElcoERP, notamment les services de gestion commerciale, facturation, comptabilité, gestion clients, gestion fournisseurs et facturation électronique.

2. Parties

Dans le cadre du présent accord :

• Le client agit en qualité de responsable du traitement ;
• Elco Solutions GmbH agit en qualité de sous-traitant ;
• Les utilisateurs du client agissent sous la responsabilité du client.

3. Nature et finalité des traitements

Les traitements réalisés par Elco Solutions GmbH ont pour finalité la fourniture, l’exploitation, la sécurisation, la maintenance et l’amélioration des services proposés via la plateforme ElcoERP.

Les traitements peuvent notamment inclure :

• hébergement des données ;
• gestion des comptes utilisateurs ;
• stockage de documents commerciaux ;
• traitement de données de facturation ;
• gestion des journaux techniques et accès ;
• génération de documents électroniques ;
• support technique et assistance ;
• sauvegarde et restauration des données.

4. Catégories de données traitées

Les catégories de données pouvant être traitées incluent notamment :

• données d’identification ;
• données professionnelles ;
• données clients et fournisseurs ;
• données comptables et fiscales ;
• données de facturation ;
• documents téléversés ;
• données techniques et journaux système ;
• données liées aux comptes utilisateurs.

5. Obligations du client

Le client garantit :

• disposer d’une base légale pour les traitements réalisés ;
• avoir informé les personnes concernées lorsque cela est requis ;
• l’exactitude des données fournies ;
• la légalité des données stockées ou traitées ;
• le respect des réglementations applicables.

6. Obligations du sous-traitant

Elco Solutions GmbH s’engage à :

• traiter les données uniquement dans le cadre des services fournis ;
• mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
• préserver la confidentialité des données ;
• limiter l’accès aux personnes autorisées ;
• assister raisonnablement le client dans le cadre des obligations réglementaires applicables.

7. Hébergement des données

Les données sont actuellement hébergées en Tunisie sur des infrastructures certifiées ISO 27001 ou équivalent, exploitées par des prestataires spécialisés en hébergement sécurisé.

Les données peuvent être stockées, sauvegardées ou traitées exclusivement dans les infrastructures nécessaires à la fourniture des services.

8. Mesures de sécurité

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre afin de protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès illégal.

Ces mesures peuvent notamment inclure :

• chiffrement SSL/TLS des communications ;
• contrôle d’accès sécurisé ;
• authentification des utilisateurs ;
• gestion des permissions et rôles ;
• journalisation des accès ;
• surveillance des systèmes ;
• sauvegardes régulières ;
• protection réseau et sécurité serveur.

9. Sauvegardes et conservation

Des sauvegardes continues sont réalisées afin d’assurer la continuité et la sécurité des services.

Les sauvegardes applicatives ElcoERP sont réalisées jusqu’à deux fois par jour. Les données les plus récentes peuvent être conservées pendant toute la durée de l’abonnement ainsi qu’une période pouvant aller jusqu’à un an après la fin de l’abonnement, sous réserve des contraintes légales, contractuelles ou techniques applicables.

Des sauvegardes supplémentaires au niveau des serveurs et infrastructures peuvent également être réalisées à des fins de sécurité, restauration ou continuité d’activité.

10. Sous-traitants ultérieurs

Elco Solutions GmbH peut faire appel à des prestataires techniques ou sous-traitants secondaires pour certaines opérations techniques liées à l’hébergement, la maintenance, la sécurité ou l’exploitation des services.

Les sous-traitants ultérieurs sont tenus de respecter des obligations appropriées de confidentialité et de sécurité.

11. Notification des incidents de sécurité

En cas d’incident de sécurité affectant les données personnelles traitées dans le cadre des services, Elco Solutions GmbH notifiera le client sans retard injustifié après avoir pris connaissance de l’incident, dans la mesure où cet incident est susceptible d’affecter les données du client.

12. Confidentialité

Les personnes autorisées à accéder aux données personnelles dans le cadre de l’exploitation des services sont soumises à une obligation de confidentialité appropriée.

13. Assistance au client

Dans la mesure raisonnablement possible et proportionnée, Elco Solutions GmbH peut assister le client concernant :

• les demandes d’exercice des droits des personnes concernées ;
• les obligations liées à la sécurité ;
• les obligations réglementaires applicables ;
• la restauration ou l’export de certaines données.

14. Restitution et suppression des données

À la fin de la relation contractuelle, le client peut demander l’export ou la restitution de certaines données dans un format raisonnablement exploitable, dans la mesure techniquement possible.

Les données pourront ensuite être supprimées, anonymisées ou archivées conformément aux obligations légales, réglementaires ou contractuelles applicables.

15. Audit

Le client peut demander des informations raisonnables concernant les mesures de sécurité mises en œuvre dans le cadre des services. Les demandes d’audit doivent rester raisonnables, proportionnées et compatibles avec les obligations de confidentialité, sécurité et protection des autres clients.

16. Durée

Le présent accord s’applique pendant toute la durée d’utilisation des services ElcoERP par le client et reste applicable tant que des données personnelles sont traitées pour le compte du client.

17. Droit applicable et juridiction

Le présent accord est régi par le droit tunisien. Tout litige relatif à son interprétation, exécution ou validité relève de la compétence exclusive des tribunaux compétents de Tunis.